Perusahaan dapat memiliki strategi yang tepat, target pertumbuhan yang ambisius, dan berbagai inisiatif perbaikan. Namun, semua itu tidak otomatis menghasilkan kinerja yang lebih baik.
Gap sering kali muncul ketika strategi harus diterjemahkan menjadi pekerjaan sehari-hari.
Apa kontribusi setiap fungsi terhadap strategic objective? Proses mana yang paling menentukan hasil bisnis? Siapa yang bertanggung jawab ketika proses melintasi beberapa fungsi? Apakah KPI setiap unit benar-benar mendorong tujuan yang sama? Dan apakah organisasi memiliki capability untuk menjalankan perubahan yang direncanakan?
Pertanyaan-pertanyaan tersebut menunjukkan bahwa operational excellence bukan sekadar persoalan membuat proses lebih efisien.
Operational excellence lebih fundamental: bagaimana organisasi membangun cara kerja yang mampu menerjemahkan prioritas strategis menjadi performance yang konsisten.
Di sinilah operational excellence framework menjadi relevan.
Operational Excellence Dimulai dari Strategy, Bukan SOP
Ketika membicarakan operational excellence, pembahasan sering langsung diarahkan pada proses, SOP, automation, atau cost efficiency.
Padahal, perbaikan proses seharusnya menjawab kebutuhan yang lebih besar: kinerja apa yang sebenarnya ingin dicapai organisasi?
Sebuah proses dapat dibuat lebih cepat, tetapi belum tentu menghasilkan strategic outcome yang lebih baik. Sebuah fungsi dapat memiliki KPI yang tercapai, tetapi belum tentu memberikan kontribusi terhadap tujuan perusahaan secara keseluruhan.
Karena itu, operational excellence perlu dimulai dari strategic intent.
Logikanya dapat digambarkan:
Strategi menentukan arah. Organisasi menerjemahkan arah tersebut menjadi kontribusi dan prioritas. Proses kemudian menjadi mekanisme eksekusi, sementara performance management memastikan hasilnya dapat diukur dan diperbaiki.
Dengan cara pandang ini, operational excellence bukan tujuan akhir. Ia menjadi mekanisme penghubung antara strategy dan performance.
Tiga Lapisan dalam Operational Excellence Framework
Tidak ada satu bentuk framework yang harus digunakan oleh semua perusahaan. Struktur organisasi, model bisnis, kompleksitas proses, dan tantangan operasional akan menentukan pendekatan yang paling sesuai.
Namun, terdapat tiga lapisan yang penting untuk dilihat secara terintegrasi.
1. Strategic Alignment
Lapisan pertama adalah memastikan bahwa operational priorities memiliki hubungan yang jelas dengan strategi perusahaan.
Corporate strategic objective perlu diterjemahkan menjadi pertanyaan yang lebih operasional:
- Apa outcome yang harus dihasilkan?
- Proses mana yang paling berpengaruh terhadap outcome tersebut?
- Fungsi apa yang memiliki kontribusi langsung?
- Capability apa yang dibutuhkan?
- Apa indikator yang menunjukkan bahwa strategi benar-benar berjalan?
Tanpa alignment ini, organisasi berisiko memiliki banyak program improvement yang berjalan bersamaan tetapi tidak memiliki prioritas yang sama.
Operational excellence kemudian berubah menjadi sekadar kumpulan proyek efisiensi.
2. Strategic Deployment
Strategi yang sudah selaras masih perlu diterjemahkan ke dalam kontribusi organisasi.
Salah satu cara melihatnya adalah melalui rantai:
Corporate Objective → Function Contribution → Strategic Initiative → Operational Priority → KPI
Misalnya, ketika perusahaan menetapkan pertumbuhan berkelanjutan sebagai strategic objective, setiap fungsi perlu memahami kontribusinya terhadap objective tersebut.
Finance mungkin berperan melalui penguatan financial control dan resource allocation. Human Capital dapat berfokus pada capability yang dibutuhkan organisasi. IT dapat mendukung reliability dan availability sistem. Sementara fungsi operasional dapat berfokus pada efektivitas proses dan service delivery.
Tidak semua fungsi harus memiliki target yang sama. Yang diperlukan adalah keterhubungan antara kontribusi masing-masing fungsi dengan tujuan organisasi.
Di sinilah operational excellence mulai bergerak dari konsep menjadi operating discipline.
3. Operating Model Implication
Strategi dan deployment tidak akan berjalan jika operating model tidak mendukungnya.
Pada lapisan ini, organisasi perlu melihat bagaimana pekerjaan sebenarnya dilakukan.
Setidaknya terdapat tiga perspektif yang perlu dihubungkan:
- Business Process
Bagaimana pekerjaan mengalir dari awal sampai akhir? Di mana terdapat bottleneck, duplication, handover, atau aktivitas yang tidak memberikan value? - Organization Structure
Siapa yang bertanggung jawab? Siapa yang mengambil keputusan? Bagaimana accountability dibentuk ketika sebuah proses melibatkan lebih dari satu fungsi? - Capability
Apakah organisasi memiliki people, technology, data, governance, dan kompetensi yang diperlukan untuk menjalankan model tersebut?
Ketiganya tidak dapat dianalisis secara terpisah. Proses yang sudah dirancang dengan baik dapat tetap gagal apabila accountability tidak jelas. Struktur organisasi yang ideal juga tidak cukup apabila capability yang dibutuhkan belum tersedia.
Process Mapping Saja Tidak Membuat Organisasi Operationally Excellent
Ini salah satu hal yang sering luput.
Process mapping memang penting, tetapi pemetaan proses hanyalah cara untuk memahami bagaimana pekerjaan berjalan. Ia belum menjawab apakah proses tersebut mendukung strategic objective atau menghasilkan performance yang diharapkan.
Karena itu, assessment operational excellence perlu melihat lebih dari sekadar process flow.
Beberapa elemen yang dapat dianalisis meliputi:
- Process hierarchy untuk memahami hubungan antara proses strategis, core process, dan supporting process.
- Business flow untuk melihat bagaimana pekerjaan bergerak secara end-to-end.
- RASCI atau responsibility mapping untuk melihat ownership dan accountability.
- KPI untuk menguji apakah performance measurement benar-benar mencerminkan outcome yang dibutuhkan.
- Document flow untuk memahami bagaimana informasi dan keputusan bergerak dalam proses.
- Pain points dan risks untuk mengidentifikasi hambatan yang memengaruhi performance.
Pendekatan ini membantu organisasi berpindah dari pertanyaan “Apakah proses kita sudah terdokumentasi?” menjadi “Apakah operating model kita benar-benar mendukung performance yang ingin dicapai?”
Dari Improvement Sesaat Menjadi Organizational Capability
Perusahaan hampir selalu memiliki program improvement.
Masalahnya, improvement tidak selalu bertahan.
Sebuah proses mungkin menjadi lebih efektif setelah dilakukan project tertentu. Namun, ketika pemilik proses berganti, sistem berubah, atau prioritas bisnis bergeser, improvement tersebut dapat kembali melemah.
Di sinilah perbedaan antara improvement initiative dan operational excellence capability menjadi penting.
Improvement initiative menghasilkan perubahan tertentu.
Organizational capability membuat organisasi mampu terus menghasilkan dan mempertahankan perubahan tersebut.
Karena itu, operational excellence perlu dibangun melalui mekanisme yang membuat improvement menjadi bagian dari cara organisasi bekerja. Governance, ownership, performance monitoring, capability development, dan continuous improvement perlu saling mendukung.
Tujuannya bukan menciptakan organisasi yang terus-menerus melakukan perubahan.
Tujuannya adalah menciptakan organisasi yang mampu mengetahui kapan harus berubah, apa yang harus diperbaiki, dan bagaimana memastikan perubahan tersebut menghasilkan outcome yang diharapkan.
Bagaimana Operational Excellence Mendukung Kinerja Berkelanjutan?
Hubungan antara operational excellence dan sustainable performance sebenarnya dapat dilihat melalui rantai yang sederhana:
Perusahaan juga perlu memiliki kemampuan untuk menghasilkan performance yang konsisten ketika kondisi bisnis berubah.
Ini membuat operational excellence berkaitan erat dengan resilience, governance, decision-making, dan organizational capability.
Mengukur Operational Excellence Bukan Hanya dari Efisiensi
Efisiensi tetap penting. Tetapi mengukur operational excellence hanya dari cost reduction atau process speed dapat menghasilkan perspektif yang terlalu sempit.
Organisasi perlu melihat apakah improvement memberikan dampak terhadap outcome yang lebih luas.
Beberapa pertanyaan yang dapat digunakan antara lain:
- Apakah proses mendukung strategic priorities?
- Apakah accountability sudah jelas?
- Apakah keputusan dapat dibuat pada level yang tepat?
- Apakah KPI mengukur outcome yang relevan?
- Apakah risiko utama proses sudah diketahui?
- Apakah capability organisasi cukup untuk menjalankan proses?
- Apakah improvement dapat dipertahankan setelah project selesai?
Pertanyaan tersebut membantu menggeser pengukuran dari sekadar “seberapa efisien proses kita?” menjadi “seberapa mampu organisasi menghasilkan performance yang konsisten?”
Fondasi untuk Operational Excellence yang Berkelanjutan
Pada akhirnya, perusahaan tidak menjadi operationally excellent hanya karena memiliki proses yang lebih cepat, struktur yang lebih ramping, atau biaya yang lebih rendah.
Operational excellence tercapai ketika strategi dapat diterjemahkan secara konsisten ke dalam cara organisasi bekerja, mengambil keputusan, mengukur kinerja, dan membangun capability.
Karena itu, operational excellence framework sebaiknya tidak diperlakukan sebagai template yang dapat diterapkan sama kepada semua organisasi.
